Lieferantenkodex

Als Verwalterin eines der grössten und ältesten Immobilienfonds der Schweiz legt die Immofonds Asset Management AG («IFAM») seit jeher einen besonderen Fokus auf langfristig ausgerichtetes Handeln. Diese Grundhaltung prägte unser Verständnis verantwortungsvollen Wirtschaftens seit 1955 und sie gilt sowohl für den IMMOFONDS («IF»), als auch für unseren zweiten, 2021 lancierten IMMOFONDS suburban («IFS»). Wir sind uns bewusst, dass die Fähigkeit, langfristig Wert zu schaffen, immer wieder von neuen Herausforderungen auf die Probe gestellt wird. Wir nehmen diese Herausforderungen an, denn wir sind überzeugt, dass das zukunftsgerichtete Immobiliengeschäft von Nachhaltigkeitsaspekten geprägt sein wird.

Wir verfolgen das Ziel einer nachhaltigen Beschaffung von Waren und Dienstleistungen in ethischer, wirtschaftlicher, ökologischer und sozialer Hinsicht. Um eine nachhaltige Beschaffung sicherzustellen, setzen wir auf die Kooperation mit Lieferanten (Dienstleister, Werkverträge, Unternehmer, Warenlieferungen). Es wird erwartet, dass Lieferanten unsere ESG-Strategie kennen und deren Erreichung durch Produkte und Dienstleistungen unterstützen. Der vorliegende Verhaltenskodex enthält die Mindesterwartungen an unsere Lieferanten sowie deren Vertretungen, Zu- und Unterlieferanten. Unsere Lieferanten bestätigen die Einhaltung dieses Verhaltenskodex mit der Unterzeichnung oder stellen die Einhaltung der Prinzipien mit einem eigenen Verhaltenskodex sicher. Unsere Lieferanten sind zudem angehalten, diese Erwartungen entsprechend an Unterlieferanten weiterzugeben und deren Einhaltung sicherzustellen (Selbstdeklaration). Der Lieferantenkodex basiert auf den Sustainable Development Goals (SDG) der Agenda 2030 der Vereinten Nationen.

Der Lieferantenkodex ist bei jeder Auftragsvergabe durch die Fondsleitung bzw. die Immobiliengesellschaften grundsätzlich zu verwenden. Ausgenommen sind Bagatellaufträge bzw. spezifisch vereinbarte Schwellenwerte (u.a. Aufträge durch Bewirtschaftung: ab CHF 10 000). Der Lieferantenkodex ist pro Auftrag zu unterzeichnen, es sei denn es besteht ein auftragsübergreifendes Akkreditierungssystem für Lieferanten.

Unsere Lieferanten stellen sicher, dass:

• bei Werkverträgen die Vorgaben des Vereins ecobau in den jeweils aktuellen ecoBKPMerkblättern (Empfehlungen für ökologisches, kreislauffähiges und gesundes Bauen nach Baukostenplan), mindestens mit 2. Priorität eingehalten werden.¹
• der Ressourcenverbrauch (Energie, Wasser, Boden/Fläche, Rohstoffe/Materialien), die
  Treibhausgas-Emissionen und die Abfallproduktion überwacht und minimiert wird. Ein
  besonderes Augenmerk soll auf die Verringerung von Treibhausgasemissionen gerichtet werden. Der Umgang mit nicht erneuerbaren Ressourcen soll so effizient wie möglich gestaltet oder sogar vermieden werden. Produkte dürfen keine Mineralien oder Metalle aus Konflikt- oder Hochrisikogebieten enthalten. Sofern keine gleichwertigen Alternativen vorliegen, ist der Sachverhalt zur Kenntnis zu bringen.
• der Umweltschutz kontinuierlich verbessert wird. Es sind mindestens die am Ort der Leistung geltenden rechtlichen Vorschriften zum Schutz der Umwelt und zur Erhaltung der natürlichen Ressourcen einzuhalten. Dazu gehören im Inland die Bestimmungen des schweizerischen Umweltrechts und im Ausland die vom Bundesrat bezeichneten internationalen Übereinkommen zum Schutz der Umwelt. 
• möglichst umweltverträgliche und schadstofffreie Produkte eingesetzt werden. Wo nicht vermeidbar, sind Grenzwerte und Vorschriften bezüglich Umgang mit gefährlichen oder schädlichen Stoffen einzuhalten und der sichere Umgang und die Entsorgung von umweltschädlichen Produkten zu gewährleisten (Gefahrenstoffmanagement). Die Mitarbeitenden werden mittels Ausbildung und Trainings in umweltrelevanten Tätigkeiten geschult. Dies betrifft unter anderem die Beschaffung, die Lagerung, den Einsatz und die Entsorgung von gefährlichen oder schädlichen Produkten. 
• Produkte laufend hinsichtlich Langlebigkeit (u.a. Verfügbarkeit Ersatzteile, Wartung) und Kreislauffähigkeit (Wiederverwendung, Design for Recycling, Verpackung) verbessert werden.

¹ Kriterien können unter ecobau / Instrumente / ecoBKP abgerufen werden.

Unsere Lieferanten stellen sicher, dass:

• ein respektvoller, würdevoller und fairer Umgang gepflegt wird.
• die Gleichbehandlung ihrer Mitarbeitenden ungeachtet von Geschlecht, Nationalität, sexueller Orientierung, Konfession, Herkunft, Hautfarbe oder ihrer sonstigen persönlichen Merkmale gewahrt und die Vielfalt und Chancengleichheit gefördert werden. Es ist Schutz vor Belästigung und missbräuchlichem Verhalten zu gewährleisten.
• die Menschenrechte im eigenen Einflussbereich respektiert und eingehalten werden. Menschen dürfen unter keinen Umständen unter Zwangs- oder Pflichtarbeit beschäftigt werden. Die Mitarbeitenden müssen ein Mindestalter gemäss den Übereinkommen 138 und 182 der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) vorweisen können. Für Leistungen, die im Ausland durch das Unternehmen selbst oder dessen Zulieferbetriebe erbracht werden, sind mindestens die Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) einzuhalten.
• die geltenden Lohn- und Arbeitsbedingungen der Gesamtarbeitsverträge, der Normalarbeitsverträge oder, bei deren Fehlen, die orts- und berufsüblichen Vorschriften eingehalten werden. Die Lohngleichheit von Frau und Mann soll eingehalten werden.
• sämtliche anwendbaren entsende- und ausländerrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden; der Lieferant legt der Auftraggeberin unaufgefordert den Nachweis vor, dass die von ihm oder seinen Subunternehmern in der Schweiz eingesetzten Personen zur Ausübung der Erwerbstätigkeit in der Schweiz berechtigt sind.
• die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden durch Einhaltung der regulatorischen Grenzwerte und Sicherheitsvorkehrungen sowie durch entsprechende Ausbildung und Trainings sichergestellt werden. Es sind Vorkehrungen zur Vermeidung und Bewältigung von
  Unfällen zu treffen.

Unsere Lieferanten stellen sicher, dass:

• die Grundsätze der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte („UN Universal Declaration of Human Rights“), des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („United Nations Global Compact“) sowie der Erklärung der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit („1998 International Labor Organization Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work”) unterstützt werden. Spezifisch wird von den Lieferanten die Unterstützung der ILO-Übereinkommen zu Kinderarbeit Nr. 138 und Nr. 182 zusammen mit dem ILO-IOE Child Labour Guidance Tool und die Einhaltung der UNO-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte verlangt.
• die Gesetze der jeweilig anwendbaren Rechtsordnung eingehalten werden.
• jede Form von Korruption und Bestechung unterlassen wird. Dies schliesst auch jede Form von Begünstigung und Zuwendung mit dem Ziel die Entscheidungsfindung zu beeinflussen mit ein.
• Interessenskonflikte vermieden bzw. offengelegt werden.
• das Bundesgesetz gegen die Schwarzarbeit eingehalten wird
• die Regeln des fairen Wettbewerbs geachtet und das Kartellgesetz, sowie das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb eingehalten werden.
• der Schutz des geistigen Eigentums Dritter respektiert wird.
• die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, mit dem Schutz personenbezogener Daten, eingehalten werden. Daten werden ausschliesslich für den vorgesehenen Zweck genutzt und werden nicht ohne Einwilligung an Dritte weitergegeben. Es werden angemessene Massnahmen zur Sicherung der Daten getroffen.

Die Immofonds Asset Management AG behält sich das Recht vor, Kontrollen bei ihren Lieferanten durchzuführen. Für Aufträge ab dem Umfang von rund CHF 100 000 (bzw. projektspezifisch definierte Schwellenwerte, es gilt das Einzelauftragsvolumen) sind Lieferanten bei Auftragserteilung aufgefordert, ein aktuelles ESG-Reporting über die Themen Umwelt, Soziales und Governance auszufüllen (vgl. Beilage bzw. Link zu Online-Formular). Die Lieferanten verpflichten sich, das ESG-Reporting innert 1 Monat nach Vertragsunterzeichnung auszufüllen und nach Erledigung per Mail an den Auftraggeber zu bestätigen.

Die Lieferanten stellen der Immofonds Asset Management AG auf Anfrage weitere Informationen zur Verfügung, die die Einhaltung des Kodexes nachweisen. Insbesondere sollen die Lieferanten die Immofonds Asset Management AG transparent informieren, falls Aspekte in diesem Kodex nicht oder nur teilweise erfüllt werden können. Wird die Erklärung der Einhaltung des Lieferantenkodexes nicht erfüllt, behält sich die Immofonds Asset Management AG das Recht vor, Massnahmen zu fordern. Unsere Lieferanten sind zudem angehalten, diese Erwartungen entsprechend an Unterlieferanten weiterzugeben und deren Einhaltung auf Basis der Selbstdeklaration des Lieferanten sicherzustellen. Eine aktive Prüf- und Kontrollpflicht gegenüber Unterlieferanten jedoch besteht nicht. 

Haben unsere Lieferanten einen Verdacht oder die Kenntnis von Verstössen gegen Vorschriften, Gesetze oder diesen Lieferantenkodex innerhalb ihres Unternehmens oder bei Unterlieferanten, sind diese der Immofonds Asset Management AG unverzüglich zu melden (dataprotection@immofonds.ch).

Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten tritt im Oktober 2024 in Kraft (Aktualisierung 2026). Mit der Unterzeichnung des Dokuments wird bestätigt, dass der Inhalt des Lieferantenkodexes der Immofonds Asset Management AG gelesen wurden und die darin erwähnten Anforderungen berücksichtigt resp. eingehalten werden